Bilanzanalyse-Software verhilft Petersen Matex Trading zur präziser Risikoeinschätzung

Die Petersen Matex Trading GmbH aus Hamburg gehört zur Petersen Matex Gruppe mit Sitz in der Schweiz, einer Unternehmensgruppe mit weiteren Präsenzen in den Niederlanden, Polen und den USA. Sie handelt Rohstoffe mit Schwerpunkt im Bereich Agrarrohstoffe und bietet Im- und Exporteuren Unterstützung bei der Durchführung ihrer Handelsgeschäfte und deren Finanzierung an. Das Unternehmen versteht sich dabei als Bindeglied zwischen Abnehmer und Lieferant.

Neben der operativen Abwicklung der internationalen Handelsgeschäfte und der Logistik auf Basis der Handelsexpertise innerhalb der Petersen Matex Gruppe sorgt die Petersen Matex Trading durch die Strukturierung der Finanzierung bei beiden Akteuren für eine Verbesserung der Liquidität und in der Folge für mehr Handlungsspielraum ihrer Partner.

Im Außenhandelsgeschäft spielt das Risikomanagement eine besondere Rolle, denn hier treffen besonders viele Faktoren aufeinander, die ein Geschäft riskant machen können. Bei Petersen Matex Trading kommt hinzu, dass diese die Ware als Handelshaus auf eigene Rechnung bestellt, also in die Vorfinanzierung geht und damit das volle Risiko übernimmt. Bei der Ermittlung des Kreditrisikos kommt der Bonität der Akteure eine herausragende Bedeutung zu: Sie ist eine der relevanten Kennzahlen, auf deren Basis darüber entschieden wird, wie riskant ein mögliches Geschäft ist und zu welchen Konditionen es sinnvollerweise abgeschlossen werden könnte.

Eine bewährte Methode zur Einschätzung der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens und zur Ermittlung seiner Bonität ist die Jahresabschluss- bzw. Bilanzanalyse. Bilanzkennzahlen liefern, wenn sie richtig interpretiert werden, wertvolle Hinweise. Doch ihre Durchführung ist komplex und kann, je nach eingesetztem Tool, sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein.

Bei Petersen Matex Trading wurde die Bilanzanalyse bisher mithilfe eines selbst erstellten Excel-Tools durchgeführt. Hierfür gab ein zuständiger Mitarbeiter die Bilanzdaten von Geschäftspartnern manuell in die Vorlage ein und berechnete anschließend einige Kennzahlen wie u.a. Liquiditätsgrad II, kurzfristiger Verschuldungsgrad, Eigenkapitalquote und analysierte die Unternehmensentwicklung anhand der vergangenen Geschäftsjahre. Auf Basis dessen wurde eine interne Bewertung für die Durchführung des Handelsgeschäftes vorgenommen.

Mit steigender Nachfrage nach den angebotenen Leistungen wurde deutlich, dass die Bilanzanalyse mit dieser Vorgehensweise nicht mehr effizient und akkurat abgebildet werden konnte. Insbesondere die personellen Ressourcen für die manuelle Eingabe von Bilanzinformationen sollten für wichtigere Aufgaben im Zusammenhang mit dem zugrunde liegenden Handelsgeschäft zur Verfügung stehen. Mit steigenden Außenständen wurde es notwendig, die Risikobewertung auf die Grundlage einer tiefergehenden und umfangreicheren Analyse zu stellen, um die Risiken präziser beurteilen zu können. Von einer Risikomanagement Software, die sämtliche Prozesse automatisiert, war damals noch nicht die Rede.

„Zunächst suchten wir eigentlich „nur“ nach einem Dienstleister, der uns die Erfassung von Bilanzdaten abnehmen könnte“, so Stephan Otto, Financial Manager der Petersen Matex Trading. „Bei der Recherche stießen wir ziemlich schnell auf das Angebot von SCHUMANN und lernten, dass hier nicht nur die Erfassung durch erfahrene Analyst/innen, sondern auch ein Tool zur schnellen Durchführung der Bilanzanalyse angeboten wird. Mit diesem könnte die Bilanzanalyse selbst viel einfacher und vor allem zuverlässiger durchgeführt werden.“

SCHUMANN bietet mit FINOYO eine Bilanzanalyse-Software, die ein Bilanzscoring auf Knopfdruck ermöglicht und als SaaS-Lösung umgehend einsatzbereit ist.

„Uns wurde ziemlich schnell klar, dass unsere Excel-Vorlage in Bezug auf Effizienz und Bedienbarkeit nicht mit FINOYO mithalten konnte“, so Stephan Otto.

„Der Nutzen im Verhältnis zur monatlichen Lizenzgebühr hat uns sofort überzeugt. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass mit FINOYO verschiedene Rechnungslegungsstandards möglich sind und die Bilanzerfassung in vielen Sprachen erfolgen kann.“

Besonderes i-Tüpfelchen sei die Möglichkeit gewesen, Bilanzberichte automatisch zu erstellen - inklusive Expertise. „Wir nutzen diese Funktion sehr stark, denn die mitgelieferten Erläuterungen helfen uns bei der Einschätzung des Risikos und unterstützen uns dabei, in Verhandlungen die richtigen Argumente zu finden.

Seitens Petersen Matex Trading wurde bei der Entscheidung zur Nutzung des Bilanzanalyse-Tools FINOYO und der Beauftragung der Bilanzerfassung durch Mitarbeiter/innen von SCHUMANN regelrecht kurzer Prozess gemacht. Noch im ersten gemeinsamen Termin war im Anschluss der Präsentation der Bilanzanalyse-Software klar, dass Petersen Matex Trading zukünftig in Sachen Bilanzanalyse auf FINOYO setzen möchte.

Zwischen erster Kontaktaufnahme über die Website und Unterzeichnung des Vertrags lagen gerade einmal acht Tage. 14 Tage später war der Zugang zur Software eingerichtet und der 1,5 stündige Schulungstermin für die Anwender wurde durchgeführt.

„Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von FINOYO waren die unkomplizierte und schnelle Implementierung als SaaS-Lösung, der Erfassungsservice in vielen Sprachen und Rechnungslegungsstandards und die automatische Erstellung von Bilanzberichten“, so Stephan Otto.

Seit der Einführung des Tools ist es fast täglich im Einsatz. Die Zeit zur Durchführung einer Bilanzanalyse und zur Erstellung einer Diskussions- und Entscheidungsvorlage hat sich um ein Vielfaches reduziert. Das Investment habe sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert, so Stephan Otto. „Früher wurde die Erfassung von Bilanzdaten durch hochkompetente und dadurch teure Analyst/innen intern vorgenommen. Diese wertvollen Ressourcen können wir nun viel gewinnbringender einsetzen.“

Erfreut war Stephan Otto auch über den engen Support seitens SCHUMANN. „Wir hatten einen festen Ansprechpartner, der uns jederzeit schnell und flexibel weitergeholfen hat. Das hatten wir angesichts der geringen laufenden Kosten so nicht erwartet und hat uns mehr als begeistert.“

• Manueller oder automatisierter Datenimport
• Standardisierte oder individuelle Erfassungsschemata
• Einheitliche und sichere Validierung & Aggregation der Daten
• Standardisierte oder individuelle Scoring-Berechnung