Bilanzanalyse mit Excel: Fallstricke

Im Risikomanagement von Banken, Finanzdienstleistern, Unternehmen und Kreditversicherungen ist sie ein häufig genutztes Mittel, um die Kreditwürdigkeit von (potenziellen) Kunden oder anderen Geschäftspartnern einzuschätzen. Hierbei wird der Jahresabschluss eines Unternehmens genauer untersucht, neben der Bilanz auch der Gewinn und Verlust, der Lagebericht und Anhang. Diese Informationen bilden die Grundlage zur Ermittlung von Kennzahlen. Ziel ist es dabei aus den verfügbaren Zahlen und Daten ergänzende Informationen zur Analyse und Bewertung eines Unternehmens zu generieren. Vielfach werden für Bilanzanalysen auch heute noch hochkomplexe Excel-Tabellen verwendet, die in den Risikomanagement-Abteilungen jedoch immer wieder zu denselben Schwierigkeiten führen. Eine flexible Bilanzanalyse Software kann hier Abhilfe schaffen.

Excel ist ein mächtiges Tool und bietet bei vorhandener Kenntnis aller relevanten Funktionalitäten eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die für die Bilanzanalyse erforderlich sind. Bspw. lassen sich diverse Kennzahlen mit Excel berechnen wie die Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad, Deckungs- und Liquiditätsgrade oder auch das Working Capital. Trotzdem entstehen beim Durchführen von Bilanzanalysen mit Excel immer wieder wesentliche Probleme.

Wie in vermutlich fast jedem Unternehmen bergen sich z. B. Fallstricke in der Struktur der Dateiablage. Versionen werden mit neuem Datum an anderer Stelle neu abgespeichert, aber ein Kollege bekommt es nicht mit. Dateinamen, die mit "aktuell" enden, werden mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt. Welche "finale Version" ist die finale Version?

Aber auch wenn man davon ausgehen kann, dass die Ablagestruktur klar definiert ist und von allen Kollegen eingehalten wird: Wer hat zuletzt wo eine Änderung vorgenommen? Hat jemand meine Formel geändert? Und wieso funktioniert die Verknüpfung zu den anderen Tabellen nicht mehr? Je mehr Personen an den Tabellen mitarbeiten, desto unübersichtlicher und fehleranfälliger wird das Ganze.

Eine weitere Schwierigkeit zeigt sich, wenn Verantwortlichkeiten übergeben werden sollen oder etwa ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Wer arbeitet die neuen Kollegen ein? Gibt es nur einen Wissensträger und dieser ist nicht mehr da, stehen die Kollegen schnell vor der Aufgabe, alles rekonstruieren oder neu aufbauen zu müssen. Der Zeitaufwand, der entsteht, um Excel-Tabellen zu verstehen, die jemand anderes aufgebaut hat, ist immens. Wurde etwas dokumentiert? Aber wo? In Excel selbst gibt es dazu keine Möglichkeit.

Und noch ein letztes Beispiel: Die Führungsebene fordert einen übersichtlichen Report für ein Meeting am nächsten Tag. Mit Excel können jedoch die Anforderungen "übersichtlich" und "am nächsten Tag" zu schier unlösbaren, oder zumindest sehr zeitintensiven Aufgaben werden. Jeder, der das schon mal gemacht hat, weiß: Die Übertragung von Kennzahlen aus Excel in Powerpoint ist aufwendig und fehlerbehaftet.

"Das ist historisch gewachsen." So lautet die oft gehörte Antwort auf die Frage, warum Bilanzanalysen mit Excel vorgenommen werden. "Wir haben keine Zeit" ist die Antwort, die man auf die Frage erhält, warum sich nichts ändert. Und außerdem: Never change a running system, oder? Doch es lohnt sich. Jeder Mitarbeiter, der sich an Excel schon mal die Zähne ausgebissen hat, wird eine leicht und intuitiv zu bedienende Alternative dankbar annehmen.

Und Fakt ist: ineffiziente Prozesse, Intransparenz und das Risiko, Fehler zu machen, sind bei gleichzeitig steigendem Kostendruck für Unternehmen nicht tragbar. Die Digitalisierung und Automatisierung voranzutreiben, das ist auch in der Bilanzanalyse als Teil des Risikomanagements eine wichtige Etappe auf dem Weg zur digitalen Transformation.

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