Effiziente Automatisierung von Bürgschaftsprozessen: Von Antrag bis Ausstellung

Die Abwicklung von Kautionsversicherungen kann komplex sein und erfordert oft viel manuelle Arbeit, besonders wenn Auftraggeber, Auftragnehmer und Bürgen zusammenarbeiten. Digitale Werkzeuge können helfen, diese Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem sie Routineaufgaben, wie die Ausstellung von Bürgschaften, automatisieren, ohne dabei an Sicherheit oder Qualität zu verlieren.

In der Geschäftswelt ist es üblich, dass Auftraggeber von ihren Auftragnehmern eine Bürgschaft verlangen, um ein Projekt oder ein Geschäft abzusichern. Der Auftragnehmer wendet sich dann an die Versicherung seines Vertrauens, um eine Bürgschaft zu beantragen. Nach der Prüfung wird diese ausgestellt und dem Auftraggeber im Original, sowie dem Auftragnehmer in Kopie zugesandt. Obwohl dieser Vorgang bei der Versicherung weitgehend standardisiert und automatisiert ist, erfolgt die Ausstellung meist noch in Papier und der Versand postalisch.

Manchmal fordert der Auftraggeber allerdings einen speziellen Bürgschaftstext, der vom Auftragnehmer an die Versicherung weitergegeben wird. Dort wird er rechtlich geprüft, nach Freigabe als Bürgschaft ausgestellt und dann per E-Mail oder Post verschickt. Dieser Prozess kann oft mühsam sein, da der Text bei jeder Anfrage von den Bürgen erneut geprüft werden muss, um sicherzustellen, dass keine Änderungen vorgenommen wurden. Hat sich etwas im Text geändert? Ist plötzlich eine Klausel enthalten, die nicht mehr gewünscht wird? Hat sich seit dem letzten Mal, als der Text für den Auftraggeber unterzeichnet wurde, etwas verändert? Dieser Vorgang ist mit zeitintensiven Prozessen und viel manuellem Arbeitsaufwand verbunden. Solche Sonderfälle lassen sich schwer automatisieren.

Zudem können im Laufe eines Projekts Änderungen auftreten, die eine Anpassung der Bürgschaft erfordern. Diese aktualisierten Bürgschaften müssen dann wieder an alle Beteiligten manuell und oftmals per Post versendet werden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass der Austausch zwischen den Parteien oft frustrierend und arbeitsintensiv ist.

Die Gründung der Trustlog GmbH im Jahr 2020 war eine direkte Antwort auf die Herausforderungen und Ineffizienzen, die in diesem traditionellen Prozess der Bürgschaftsstellung zwischen Auftraggebern, Auftragnehmern und Bürgen bestehen. Die Trustlog GmbH wurde als Joint Venture der beiden größten Bürgschaftsgeber in Deutschland, der R+V Versicherung und der VHV-Versicherung, mit der Vision gegründet, einen offenen Standard für digitale Bürgschaften zu entwickeln. Ein zentrales Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die den gesamten Bürgschaftsprozess, einschließlich der Verwendung individueller Bürgschaftstexte, effizienter gestaltet und automatisiert und volldigital abbilden kann. Durch die Integration der Trustlog Prozesse in die Bürgensysteme ist es gelungen, dass Bürgschaften dunkelverarbeitet und in Echtzeit digital ausgestellt werden können und alle Folgeprozesse über die Plattform abbildbar sind.

Mit der Plattformlösung und dem Einsatz standardisierter Schnittstellen wird es zusätzlich ermöglicht, dass Bürgschaften systemübergreifend ausgetauscht und verwaltet werden können.

Dank der Kooperation mit Trustlog ermöglicht SCHUMANN Kautionsversicherungen nun eine innovative Lösung: Bürgen, welche die Surety Software CAM im Einsatz haben, können nun direkt aus ihrer Bürgschaftsverwaltung auf die Trustlog-Services zugreifen. Die Integration ermöglicht es, auf die in Trustlog hinterlegten individuellen Bürgschaftstexte von Auftraggebern automatisiert zuzugreifen und digitale Bürgschaften auszustellen, die vom Begünstigten problemlos akzeptiert werden.

Die Prüfung des Bürgschaftstexts über die Trustlog-Plattform steht dabei am Anfang des Prozesses. Der Auftraggeber kann selbst individuelle Bürgschaftsvorlagen hochladen, welche er mit dem Bürgen abstimmt – noch bevor der Auftragnehmer ins Spiel kommt. Somit werden manuelle Prüfaufgaben während der Bürgschaftsausstellung vermieden und der Auftraggeber kann darauf vertrauen, dass seine gewünschten Textvorlagen und Klauseln verwendet werden.

Mit der Bürgschaftsanfrage des Auftragnehmers kommen dann die SCHUMANN Produkte ins Spiel – CAM Surety, mit dem der Underwriter des Bürgen arbeitet, und das Surety Kundenportal, über das der Versicherungsnehmer bzw. Auftragnehmer seine Bürgschaften beantragen kann.

Schon in der Anfrage über das Surety Portal werden die Texte von Trustlog abgerufen. Miriam Löffler, Product Owner bei SCHUMANN, erklärt: „Als Versicherungsnehmer logge ich mich im Portal ein und kann dort direkt eine Bürgschaft beantragen. In dem Antragsformular steht mir eine Suchfunktionalität zur Verfügung, über die ich den Begünstigten über Trustlog identifizieren kann. In dem Fall, dass der Begünstigte bereits Trustlog nutzt, greift das Portal unmittelbar auf den in Trustlog hinterlegten und aktuell gehaltenen Bürgschaftstext zu. Danach geht es sehr schnell: nach ein paar Angaben zu Haftungsform, Betrag und dem Akzeptieren der allgemeinen Versicherungsbedingungen kann ich mir als Versicherungsnehmer direkt eine Vorschau der Urkunde anzeigen lassen“.

Nach dem Absenden des Formulars wird die Anfrage an CAM Surety übertragen, sodass der Underwriter diese prüfen kann. Dadurch, dass der Text bei Trustlog bereits im Vorfeld geprüft und abgestimmt wurde, entfällt hier die manuelle Prüfung des Textes. In diesem Schritt ergibt sich das wohl größte Automatisierungspotenzial: In dem Fall, dass die Bürgschaft aus einem Rahmenvertrag abgerufen wird, kann der gesamte Prozess der Bürgschaftsausstellung von der Antragstellung durch den Auftragnehmer im Portal bis hin zur Ausstellung in Trustlog automatisiert durchlaufen, da die manuelle Textprüfung beim Bürgen entfällt.

Nach der Zeichnung der Bürgschaft bekommt der Auftraggeber automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und kann auf der Trustlog-Plattform seine ausgestellte Bürgschaft abrufen.

Die Akzeptanz digitaler Bürgschaften ist ohne den Auftraggeber nicht möglich. Viele Marktteilnehmer versuchen bereits, Papier-Bürgschaften durch PDF-Bürgschaften abzulösen, welche die Beschwerlichkeiten der Papierwelt nur teilweise lösen können. Beispielsweise verlaufen alle Folgeprozesse der PDF-Variante weiterhin in Papierform. „Bei der Entwicklung Trustlogs haben wir den Prozess von Anfang an konsequent aus Sicht des Auftraggebers gedacht. Nur wenn dieser digitale Bürgschaften akzeptiert und aktiv einfordert, ist die Umstellung auf digital möglich. Mehr als 1.500 Auftraggeber, die Trustlog tagtäglich nutzen, zeigen uns, dass dies der richtige Weg ist“, erzählt Markus Scherer, Product Lead bei Trustlog.

Sollten im Einzelfall doch Korrekturen notwendig sein, kann der Begünstigte diese, im Unterschied zur alten „Papierwelt“, explizit durch einen Klick akzeptieren oder die Bürgschaft abweisen und die Änderungswünsche angeben. Diese Änderungswünsche landen dann wieder direkt per Aufgabe im CAM Surety System beim Underwriter, der einen Nachtrag ausstellt, welcher wiederum in Trustlog verfügbar ist. „Kunden berichten uns, dass der alte Prozess mit einer Papier-Bürgschaft von Erhalt, Prüfung und Einbuchung in das eigene System in der Regel eine Woche dauerte und nun, dank der digitalen Prozesse mit Trustlog auf weniger als eine Stunde reduziert werden konnten“, berichtet Scherer.

Sprechen Sie uns gern an!