Was ist Kreditmanagement?
Der Begriff Kreditmanagement kommt ursprünglich aus dem Englischen „Credit Management“ und bezieht sich auf die Verwaltung von Krediten, die ein Unternehmen vergibt oder aufnimmt. Es ist ein essenzieller Teil des Finanzmanagements und umfasst verschiedene Prozesse, um sicherzustellen, dass Kredite effizient verwaltet und das Kreditrisiko minimiert wird.
Die erste wichtige Aufgabe beim Kreditmanagement besteht darin zu entscheiden, wem das Unternehmen einen Kredit gewährt und unter welchen Bedingungen dies geschieht. Hierbei sind Zinssätze, Tilgungsbedingungen sowie Sicherheitsanforderungen maßgeblich.
Bevor der eigentliche Vorgang der Vergabe stattfindet, muss jedoch auch ein Bonitätstest durchgeführt werden: Das Unternehmen bewertet dabei den potenziellen Kunden auf seine finanzielle Stabilität anhand von relevanten Faktoren wie beispielsweise dem Credit Rating oder anderen finanzrelevanten Informationen.
Im nächsten Schritt erfolgt dann die Analyse des jeweiligen Risikos bei einem möglichen Ausfall bzw. Nichterfüllung einer Rückzahlungspflicht seitens des Kunden - denn nur so kann man geeignete Maßnahmen ergreifen können um dieses eventuelle Risiko bestmöglich einzudämmend.
Sobald ein entsprechender Antrag genehmigt wurde, gilt es nun noch während laufenden Geschäftsvorfälle eine regelmäßige Überprüfung der Einhaltung aller vertraglicher Vereinbarungen sicherzustellen (Monitoring). Sollte trotzdem einmal Zahlungsunregelmäßigkeiten eintreten, müssen weitere Schritte eingeleitet werden - etwa in Form eines Inkassoverfahrens oder gar einer Umstrukturierung des betreffenden Darlehens.
Zusätzlich zielt das Kreditmanagement auch darauf ab, die Gesamtrisiken eines Unternehmens im Hinblick auf seine Kredite zu steuern. Dies kann es beispielsweise durch eine Risikodiversifikation oder Festlegung von Limits sowie Absicherungsstrategien erfolgen.
Insbesondere für Banken und Finanzinstitute ist ein effektives Kreditmanagement unabdingbar - schließlich verwalten sie große Mengen an Kapital in Form von Darlehen. Doch auch Unternehmen aus anderen Branchen können davon profitieren: Durch gezielte Vergabe von Kundenkrediten soll der Umsatz gesteigert werden, um somit den Wachstum des eigenen Betriebes voran treiben zu können. Durch professionelles Vorgehen bei allen Schritten rund ums Thema „Kredits“ trägt man maßgeblich dazu bei finanzielle Verluste geringzuhalten und damit langfristige Stabilität sicherzustellen.
Warum braucht man ein Kreditmanagement?
Ein gut organisiertes Kreditmanagement leistet wichtige Arbeit zum Ermitteln und Beurteilen des Kundenwertbeitrags für das Unternehmen. Hier fallen Zahlungsziel-, Reklamations-, Mahn- und Überfälligkeitsdaten der Kunden an, die alle Auswirkungen auf den Kundendeckungsbeitrag haben. Der Kundendeckungsbeitrag in Relation zur Risikoklassifikation des Kunden zeigt auf, was „gute“ Kunden sind und mit welchen Kunden man an Verbesserungen arbeiten oder sogar die Geschäftsbeziehung überdenken sollte. Damit entsteht ein aktives Kundenportfoliomanagement. Dieses aktive Kundenmanagement ist nicht nur im Inland gefragt, Kundenbeziehungen weltweit müssen überwacht und gesteuert werden.
Dazu gilt es auch, die regions- oder länderspezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen. Unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, z. B. bezüglich der Zahlungsbesicherung, regionsspezifische Zahlungsziele usw. sind hier an der Tagesordnung. Auch dieses hat man nur IT-Systemgestützt im Griff, implementiert mit einer ausdifferenzierten Kreditrichtlinie. Die IT-Unterstützung hilft darüber hinaus auch die relevanten Daten innerhalb eines Konzerns zu steuern und zu verdichten. Schließlich wird so die notwendige Compliance sichergestellt. Sämtliche Entscheidungen werden dokumentiert, definierte Entscheidungsgrenzen über das System geprüft und mehrstufige Entscheidungsregeln reihenfolgegerecht automatisch gesteuert. Damit wird das Kreditmanagement zu einem wichtigen Bestandteil in der Unternehmensorganisation für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung.
Was macht ein Kreditmanager?
Der Kreditmanager übt eine Schlüsselfunktion im Unternehmen aus und ist die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Er gilt als Spezialist für Debitorenmanagement. Zu seinen Aufgaben gehört die Verwaltung von offenen Forderungen und Rechtsstreitigkeiten. Darüber hinaus bestimmt er die betrieblichen Richtlinien für das Kreditmanagement im Unternehmen und überprüft deren Umsetzung.
Zudem übernimmt er die Absicherung von Forderungen des Unternehmens unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsweisen und kurzfristigen Ziele: Einerseits um Kunden zufriedenzustellen, dadurch dass Kredite und Zahlungsfristen gewährt werden. Gleichzeitig aber auch, um die Finanzen der Unternehmens zu überprüfen. Bei der Position der Kreditmanagers handelt es sich um eine verantwortungsvolle Position, welche die Kluft zwischen diesen zwei Einheiten überbrückt. Zudem ist ein Kreditmanager ein Vermittler für die Umsetzung und Kommunikation bewährter Praktiken im Bereich der Rechnungsstellung und des Zahlungsmanagements.
Kreditmanagement automatisieren
Die Automatisierung eines Systems kann sich lohnen, wenn verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Zum einen ist der manuelle Aufwand in der Datenauswertung und Bestellung von Auskünften zu beachten. Des Weiteren spielt die Komplexität der Kreditpolitik eine Rolle, insbesondere mit Blick auf Entscheidungsprozesse und -kompetenzen. Hier können Regeln definiert werden, die manuelle Entscheidungen überflüssig machen und somit Zeit sparen. Eine Dokumentation von Entscheidungen und die Historisierung der Daten sind ebenfalls relevant. Zudem sollte die wachsende Anzahl an Debitoren in Betracht gezogen werden sowie die Unterstützung bei der Fokussierung auf das Wesentliche in der täglichen Arbeit mit den Debitoren, beispielsweise durch ein effektives Aufgabenmanagement. Schließlich ist auch der manuelle Aufwand bei der Erfüllung von Obliegenheitspflichten von Warenkreditversicherern zu beachten. Insgesamt gibt es also viele überzeugende Gründe, die für eine Automatisierung des Systems sprechen.
Insgesamt lässt sich festhalten, dass eine Automatisierung des Systems vor allem dann sinnvoll ist, wenn man den manuellen Aufwand in der Datenauswertung, Bestellung der Auskünfte, Dokumentation von Entscheidungen, Historisierung der Daten und Unterstützung bei der Fokussierung auf das Wesentliche in der täglichen Arbeit mit den Debitoren sowie der Erfüllung von Obliegenheitspflichten von Warenkreditversicherern reduzieren möchte.
Die Personalkosten stellen einen bedeutenden Faktor für jedes Unternehmen dar, welches diese Ausgaben manuell tätigen muss. Hierbei kann eine manuelle Bearbeitung zu einem erhöhten Aufwand und damit verbundenen Kosten führen. Zusätzlich können weitere Ausgaben wie beispielsweise für Auskünfte oder Warenkreditversicherungen anfallen. Eine Möglichkeit, diese Kosten zu reduzieren oder transparenter zu gestalten, ist der Einsatz einer automatisierten Software. Hierbei sind folgende Aspekte von Bedeutung:
- Automatische Einholung von Auskünften und entsprechende Staffelung nach Risikoklassifizierung (hohe Risiken erfordern teurere Auskünfte und umgekehrt)
- Ein effektives Kreditmanagement kann Verhandlungsoptionen mit Warenkreditversicherern eröffnen und somit günstigere Konditionen ermöglichen, insbesondere im Rahmen der Pauschalversicherung (sog. Andienungsgrenze)
- Versicherungen können bedarfsgerecht angefragt werden
- Änderungen bei Auskünften oder Versicherungen werden im System erfasst und an die zuständige Person zur Weiterbearbeitung weitergeleitet.
Es ist daher sinnvoll, auf eine Kreditmanagement Software zurückzugreifen, um die Kosten im Unternehmen zu optimieren und Prozesse effizienter zu gestalten.
Durch eine umfassende Transparenz, beispielsweise durch die Analyse des Zahlverhaltens der Kunden, können Frühwarnsignale erkannt werden. Eine bedeutende Rolle spielt dabei die Auswertung der eigenen Zahlungserfahrungen, welche nur mithilfe von Systemen möglich ist. Diese Datenmenge ermöglicht eine Trendanalyse, welche bei einer Verschlechterung des Zahlverhaltens Alarm schlägt und somit vor einem möglichen Ausfall warnen kann.
Das primäre Ziel ist es, das unter dem Lieferantenkredit gewährte Geld pünktlich oder sogar vorzeitig zurückzuerhalten. Eine Kennzahl hierbei ist die DSO (Days Sales Outstanding), welche so gering wie möglich gehalten werden sollte. Konsequente Mahnprozesse unterstützen dabei und können bei Nichtzahlung automatisch an einen Inkassodienstleister weitergeleitet werden. Entscheidend sind hierbei Transparenz und die Minimierung des Personalaufwands.