Automatisiertes Kunden-Onboarding: Die Vorteile digitaler Lösungen

In Branchen mit hohem Wettbewerb wie Industrie und Handel, wo der Konkurrenzdruck zunehmend wächst, rückt das Spannungsfeld zwischen Vertrieb und Kreditmanagement in den Vordergrund. Der Vertrieb strebt danach, Kunden schnellstmöglich zu befähigen, Umsätze zu generieren, während das Risikomanagement auf eine sorgfältige Prüfung besteht, um finanzielle Risiken zu reduzieren. Dieser Balanceakt ist entscheidend: Verzögerungen bei der Entscheidung über Kreditlimits können dazu führen, dass Kunden abspringen. Die Herausforderung liegt darin, effiziente Prozesse zu entwickeln, die sowohl die Umsatzpotenziale maximieren als auch die Risiken effektiv steuern. Dies ist besonders im Großhandel von Bedeutung, wo schnelle und flexible Lösungen oft entscheidend sind, um einen Auftrag zu gewinnen oder zu verlieren.

Der traditionelle Onboarding-Prozess für neue Geschäftspartner konfrontiert Unternehmen mit mehreren Problemen:

• Zeitintensive Verfahren: Manuelle Eingaben und deren Überprüfungen führen zu erheblichen Verzögerungen.
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler, was wiederum die Datenintegrität gefährden kann.
• Medienbrüche: Nicht-automatisierte Prozesse und Prüfungen können Informationsverzerrungen oder -verluste verursachen.
• Kundenzufriedenheit: Langwierige Onboarding-Prozesse können das anfängliche Engagement und die Zufriedenheit von Geschäftspartnern beeinträchtigen.
• Hohe Kosten: Manuelle Datenverarbeitung und Korrekturen verursachen oft erhebliche Kosten.

Das Onboarding-Portal von SCHUMANN ermöglicht es neuen Geschäftspartnern, Daten selbstständig einzugeben und hochzuladen, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert und die Datenqualität verbessert. Die automatische Datenvalidierung sichert die Integrität der Informationen, während die Optionen für sofortige digitale Kommunikation und Dokumentenübermittlung den gesamten Prozess beschleunigen. Durch die Integration eines digitalen Unterschriftenprozesses können die Daten und Dokumente eines Kunden rechtsgültig verifiziert werden.

Alle eingegebenen Daten werden nahtlos in die Kreditmanagement Software CAM Industry & Trade übertragen und sind dort jederzeit einsehbar. Die Nutzung dieser Technologien optimiert nicht nur die internen Prozesse, sondern fördert auch die Beziehung zu neuen Partnern durch einen schnellen und reibungslosen Onboarding-Prozess.

Als Whitelabel-Lösung integriert sich das Portal nahtlos in die Corporate Identity Ihres Unternehmens. Es bietet die Möglichkeit, bereits eingegebene Daten zu speichern, sodass Benutzer ihren Bearbeitungsprozess jederzeit effizient fortsetzen können. Mehrere Accounts eines Unternehmens können registriert werden, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch über verschiedene Abteilungen hinweg erleichtert. Die Unterstützung des Dokumentenuploads optimiert zudem den Registrierungsprozess und beschleunigt diesen.

Die Option zur nahtlosen Integration bestehender Portal-Lösungen in den Onboarding-Prozess in CAM Industry & Trade gewährleistet eine große Flexibilität und ermöglicht eine maßgeschneiderte Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen. Mit diesen digitalen Lösungen setzt Ihr Unternehmen auf eine zukunftsorientierte und effiziente Gestaltung seiner Geschäftsprozesse.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, verschiedene Fachbereiche des eigenen Unternehmens in den Onboarding-Prozess einzubeziehen, beispielsweise den Vertrieb zur Erfassung von potenziellen Neukunden im Onboarding-Portal. Hierbei könnte der Vertrieb zu Beginn erste Kundendaten erfassen und den Kunden digital einbinden, um weitere Informationen zu vervollständigen. Im Portal läuft die Interaktion über Fragebogen, die z.B. an branchen- oder kundengruppenspezifische Notwendigkeiten angepasst werden können. Weitere interne Quellen könnten dazu genutzt werden, um zusätzliche Informationen zu sammeln. Beispielhaft zu nennen sind hier Informationen zu Anzahl der Niederlassungen, Mitarbeiteranzahl, Fuhrpark. Dies könnte die Analyse von Soft Facts für Folgeprozesse zur Beurteilung eines Kunden einschließen. Eine Vielzahl von Szenarien und Prozessen ist vorstellbar und kann dank der Flexibilität des Portals umgesetzt werden.

• Schnelligkeit und Effizienz: Durch das digitale Onboarding-Portal läuft die Erfassung und Überprüfung von Partnerdaten wesentlich schneller ab. Was früher Tage oder Wochen dauerte, kann jetzt in wenigen Stunden oder sogar Minuten abgeschlossen werden. Dies ist besonders vorteilhaft in dynamischen Märkten, wo schnelle Reaktionszeiten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.
• Reduzierung von Fehlern: Die automatisierte Datenüberprüfung minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Dies führt zu einer höheren Datenintegrität und -qualität. Korrekte Daten sind eine grundlegende Voraussetzung für valide Bonitätsprüfungen. Zudem fördern sie erfolgreiche Geschäftsbeziehungen und vertrauensvolle Partnerschaften.
• Verbesserung der Nutzererfahrung: Das Onboarding-Portal ermöglicht es neuen Geschäftspartnern, eigene Daten aktiv zu verwalten und bei Bedarf zu aktualisieren. Diese Selbstverwaltungsfunktion verbessert das Engagement und die Zufriedenheit der Partner, da sie nicht auf die Bearbeitung durch Dritte warten müssen.
• Kosteneinsparungen: Die Reduzierung manuellen Aufwands ermöglicht Unternehmen erhebliche Einsparungen bei Ressourcen. Diese Einsparungen eröffnen neue Möglichkeiten für das Monitoring und die Betreuung von Schlüsselkunden und schaffen zudem mehr Zeit für Management-Prozesse. Zum Beispiel kann der Vertrieb die gewonnene Zeit für Akquisitionen nutzen, um den Umsatz zu steigern.