Kennzahlen im Kredit- und Forderungsmanagement: Darauf kommt es an

Welche Kennzahlen sollten im Forderungs- und Kreditmanagement regelmäßig ausgewertet werden? Und wie lässt sich die regelmäßige Analyse möglichst ressourcenschonend gestalten? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Kredit- und Forderungsmanagement als Teile des Debitorenmanagements liefern wichtige Kennzahlen zur Bewertung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens und der Kreditmanagement-Abteilung.

Zum einen lassen sich aus den Erkenntnissen Ansatzpunkte für die Optimierung der internen Prozesse ableiten. Zum anderen dienen die Kennzahlen als Frühwarnindikatoren und lassen Rückschlüsse auf eventuell drohende Risiken zu. Das Unternehmen kann dann rechtzeitig Maßnahmen zu deren Vermeidung oder Abmilderung ergreifen - oder sich für das bewusste Eingehen von Risiken entscheiden.

Schließlich sind die Erkenntnisse auch für den Vertrieb relevant und sollten diesem deshalb zur Verfügung gestellt werden: Sie helfen bei der Entscheidung, die richtigen Kunden zu bearbeiten.

Die richtigen Kennzahlen wählen

Bei der Auswahl von KPIs (Key Performance Indicators) ist es wichtig, deren strategische Relevanz zu berücksichtigen: Sie sollten sich in erster Linie an den Zielen orientieren, die sich das Unternehmen oder eine Abteilung gesetzt hat. Nur dann kann sichergestellt werden, dass die gewonnenen Erkenntnisse im Sinne der Unternehmensstrategie genutzt werden und als Grundlage für die weitere Unternehmenssteuerung dienen.

Die Frage, die sich Kreditmanager/innen bei der Auswahl von Kennzahlen stellen sollten, lautet: "Was mache ich mit der Erkenntnis?" Lässt sich eine Antwort auf diese Frage nicht finden, hat die Kennzahl – zumindest zu diesem Zeitpunkt – offensichtlich keine hohe Relevanz.

KPIs sollten

• den Zielerreichungsgrad messbar machen
• die Basis bilden für das Ableiten konkreter Maßnahmen bei Nichterreichen der Ziele

Dabei gilt häufig: Weniger ist mehr. Es ist sinnvoller, wenige Kennzahlen zu analysieren, aber dafür die richtigen und in regelmäßigen Intervallen, als blindlings möglichst viele, unspezifische Kennzahlen zu untersuchen, auf die keine Maßnahmen folgen. Wie eingangs erwähnt: Es geht darum, aus den Kennzahlen die richtigen Schlüsse zu ziehen, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Zudem kann die Analyse von Daten und deren Interpretation, wenn sie nicht zielgerichtet und ohne technische Unterstützung erfolgt, immense Zeit in Anspruch nehmen. Voraussetzung für die effiziente und einfache Datenanalyse ist, dass die Daten digital vorliegen und automatisiert aufbereitet werden können – auch visuell. Unterstützung hierbei bieten gute Kreditmanagement-Systeme, die relevante Kennzahlen per Knopfdruck ausgeben.

Debitorenumschlag

Wie oft ist der durchschnittliche Debitorenbestand in den Umsatzerlösen enthalten? Diese Kennzahl sollte möglichst hoch sein.

Wird sie im Zeitverlauf niedriger, bedeutet dies, dass die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding oder DSO, siehe nächster Punkt) zunimmt. Dadurch nimmt die Kapitalbindung zu, was wiederum Ihre Liquidität belastet.
Eine Verkleinerung dieser Kennzahl ist als Warnhinweis zu verstehen: Im Kreditmanagement sollten Maßnahmen ergriffen werden, die bspw. die Forderungslaufzeit verringern.

DSO (Days Sales Outstanding)

Die Days Sales Outstanding, auch Forderungs- oder Debitorenlaufzeit genannt, kann alternativ zum Debitorenumschlag verwendet werden. Sie ist eine der geläufigsten Kennzahlen im Kreditmanagement.
Sie beschreibt die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen Rechnungstellung und Zahlungseingang und sollte möglichst klein sein: Eine kurze durchschnittliche Forderungslaufzeit bedeutet einen höheren Kapitalumschlag, was sich wiederum in einer besseren Gesamtkapitalrentabilität (ROI, Return on Investment) niederschlägt.

Eine kurze Forderungslaufzeit wird unterstützt durch

• eine gute Kundenstruktur (d. h. hoher Anteil an Kunden mit guten Bonitäten)
• passende Zahlungskonditionen
• ein stringentes Forderungsmanagement, das sich durch zeitnahe Rechnungstellung und ein professionelles Mahnwesen auszeichnet

Working Capital

Das Working Capital ist eine Bilanzkennzahl und errechnet sich, indem vom Umlaufvermögen die kurzfristigen Verbindlichkeiten abgezogen werden. Es dient der Beurteilung der Finanzkraft eines Unternehmens, d. h. es gibt Aufschluss über die ungebundenen, schnell verfügbaren liquiden Mittel und somit über die Zahlungsfähigkeit. Diese Kennzahl spielt im Rahmen der Bilanzanalyse i.d.R. auch bei der Bonitätsprüfung von Unternehmen und Risikobewertungen eine Rolle.

Ist das Working Capital größer als Null, besagt dies, dass das gesamte Anlagevermögen sowie Teile des Umlaufvermögens durch langfristiges Eigenkapital finanziert ist - und dass ungebundenes Kapital vorhanden ist, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten decken zu können. Ein negatives Working Capital hingegen bedeutet, dass das Umlaufvermögen nicht ausreicht, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken: es besteht eine höhere Gefahr, dass das Unternehmen illiquide wird.
Doch auch ein zu hohes Working Capital ist, zumindest aus finanzieller Sicht, nicht erstrebenswert: Es bedeutet, dass liquide Mittel bspw. ungenutzt liegen bleiben, Lagerbestände zu hoch sind o. ä.

Für die Ermittlung des "richtigen" Working Capitals eines Unternehmens sind unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen sowie konjunkturelle Faktoren zu berücksichtigen.

Forderungsausfallquote

Wie hoch ist der Anteil der ausgefallenen Forderungen an den Umsatzerlösen? Logischerweise sollte diese Quote möglichst niedrig sein.

Die Kennzahl spiegelt die Qualität der im Kreditmanagement durchgeführten Maßnahmen wider: Wie gut ist die Datengrundlage? Stimmen die Ergebnisse von Bonitätsprüfungen und werden Ratings sinnvoll und richtig vorgenommen? Erfolgen Risikobewertungen realistisch oder fehlen risikorelevante Aspekte?

Forderungsausfälle

Wie viele Forderungen fallen in einem bestimmten Zeitraum aus? Forderungsausfälle wirken sich 1:1 auf Ihre Liquidität aus und mindern Ihren Gewinn - und nicht nur das, in der Regel haben sie im Rahmen des Mahnwesens sogar noch Kosten produziert.

Erfolgsquote von Beitreibungsmaßnahmen

Wie erfolgreich sind die in Ihrem Forderungsmanagement eingesetzten Maßnahmen? Gibt es Hinweise auf Verbesserungspotenzial?

Zahlungsverhalten von Bestandskunden

Wie entwickelt sich das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden im Zeitverlauf? Wie hoch ist der Anteil an offenen Posten im Verhältnis zu den Auftragsbeständen?

Kostenstruktur

• Kosten für Absicherungsmaßnahmen
  Sie sollten im Blick haben, welche Kosten bspw. für Warenkreditversicherungen (WKV) anfallen – in Summe und auf Kundenebene.
• Kosten für Prüfgebühren
  Die Ausgaben für Bonitätsauskünfte oder WKV-Prüfgebühren schlagen sich direkt auf Ihre Liquidität nieder.

Value at Risk

Zu deutsch "Wert im Risiko" genannt wird diese Kennzahl dazu eingesetzt, Markt- und Zinsrisiken zu messen und zu überwachen. Ursprünglich eine Kennzahl aus dem Banken- und Versicherungsbereich, wird sie in jüngerer Zeit vermehrt auch in Unternehmen angewendet. Sie sagt aus, welchem Risiko ein Vermögen ausgesetzt ist – unter Berücksichtigung von Wahrscheinlichkeiten und in einem bestimmten Zeithorizont. Sie ist hilfreich bei der Steuerung des Portfolios.